Dengan datangnya pandemi dan pembatasan pertemuan tatap muka, teknologi pun berkembang untuk memudahkan pekerjaan kita. Salah satu “produk pandemi” yang terus membuktikan manfaatnya adalah alat manajemen proyek.
Secara singkat, alat manajemen proyek adalah platform atau perangkat lunak yang dirancang untuk menyusun, mengelola, dan memantau proyek bersama yang dikerjakan oleh tim. Di antara banyak alat manajemen proyek yang ada, Asana menonjol sebagai salah satu yang terbaik dan paling banyak digunakan.
Berdasarkan data dari Enlyft, Asana bangga memiliki 19.868 pengguna baik dari perusahaan maupun organisasi. Amerika Serikat memimpin sebagai negara dengan jumlah pengguna Asana terbanyak, dan sebagian besar penggunanya berasal dari perusahaan yang masih berkembang dengan karyawan sekitar 10–50 orang.
Apa itu Asana?
Mengutip dari Simplilearn, Asana adalah alat manajemen proyek yang memberdayakan tim untuk menyusun, berkolaborasi, dan mengeksekusi tugas dengan lebih mudah dan efisien. Ini adalah alat andalan saat pekerjaan menumpuk dan batas waktu mulai mendekat. Sebagai alat manajemen proyek berbasis web, Asana mengatasi kekacauan ribuan email dan mengkategorikan tugas untuk memudahkan pemantauan. Dengan Asana, anggota tim dapat melacak kemajuan semua tugas, berkolaborasi dengan rekan tim, bertukar dokumen, dan lainnya.
Sebelum menjadi andalan jutaan pengguna di 195 negara, Asana lahir dari kefrustrasian dua insinyur Facebook, Dustin Moskovitz dan Justin Rosenstein. Saat pertumbuhan pesat Facebook membuat karyawan menghabiskan sebagian besar waktunya untuk menanggapi email, menghadiri pertemuan, dan mencari informasi daripada tugas sesungguhnya, Moskovitz dan Rosenstein memutuskan untuk membuat platform yang memperlancar koordinasi tim. Asana membantu penggunanya mengoptimalkan waktu, memungkinkan proses kreatif tetap berkembang di tengah kesibukan.
Apa Saja Fitur Asana?
Fitur-fitur Asana dapat dibagi ke dalam lima kategori besar.
1.Project Management
Dengan berbagai fiturnya, Asana memfasilitasi penggunanya untuk mengelompokkan tugas dan menyelesaikannya sesuai urutan prioritas. Adapun fitur yang termasuk ke dalam kategori project management ini adalah sebagai berikut.
- Subtasks — fitur ini berguna untuk membagi suatu tugas ke dalam bagian-bagian yang lebih sederhana.
- Task assignees — fitur ini berfungsi untuk membagi tugas kepada anggota tim yang berbeda-beda sehingga setiap individu bisa mengerjakan pekerjaan yang sesuai dengan tanggung jawabnya.
- Create sections and columns — fitur ini memfasilitasi penggunanya untuk mengelompokkan tugas-tugas berdasarkan kepentingan atau kategori yang sudah ditentukan sehingga list task terlihat lebih tertata.
- Custom fields — fitur ini bisa dimanfaatkan untuk membuat nomor atau text custom sesuai keinginan. Kamu juga bisa memberikan notifikasi yang berbeda pada setiap custom fields.
- Forms — fitur ini membantu penggunanya memahami detail yang diberikan anggota lain tentang request, brief, atau yang lainnya.
- Due time & dates — dengan fitur satu ini, penggunanya bisa mengatur tenggat waktu tugas yang diberikan sehingga semua pekerjaan bisa terpantau dan tidak melebihi deadline yang diberikan.
- Goals — fitur ini berguna untuk mengatur, memantau, dan mengelola target, baik di tingkat eksekutif, manajerial, atau untuk masing-masing individu.
- Milestones — fitur ini berfungsi untuk memotivasi anggota tim dengan membuat target-target kecil yang bisa mendorong progresivitas individu.
- Timeline — fitur ini memfasilitasi penggunanya untuk melihat linimasa pekerjaan secara menyeluruh dan menyesuaikan diri dengan jadwal yang sudah diatur.
- Attachments — fitur ini bisa dimanfaatkan untuk mengunggah file dari komputer, Google Drive, OneDrive, Dropbox, dan masih banyak lagi.
- Likes — fitur ini membantu penggunanya untuk memberi tanggapan berupa like (seperti di media sosial) terhadap task yang sudah diselesaikan oleh anggota tim.
- Assign tasks in multiple projects – dengan fitur satu ini, penggunanya dapat memberikan beberapa tugas dengan detail yang berbeda secara langsung.
2. Communication
Berikut adalah fitur yang tergolong ke dalam kategori communication.
- Proofing — fitur ini berguna untuk memberikan masukan atau tanggapan yang jelas terhadap task anggota tim. Penggunanya semakin dimudahkan karena ia bisa langsung mengomentari di gambar atau PDF yang diunggah di Asana.
- Project conversations — fitur ini memfasilitasi penggunanya untuk melakukan diskusi proyek.
- Team pages — fitur ini membantu penggunanya untuk berdiskusi secara langsung di halaman kerja (mirip seperti pengerjaan tugas menggunakan Google Docs yang tautannya dibagikan ke masing-masing anggota tim).
- Status updates — fitur ini berfungsi untuk mengatur status proyek yang sedang dikerjakan sehingga pekerjaan lebih terpantau.
- Languages — dengan fitur ini, penggunanya bisa memilih mengoperasikan Asana dengan bahasa yang tersedia, seperti bahasa Inggris, Perancis, Jerman, Spanyol, dan Jepang.
- Rich text — rich text yang dimaksud adalah fitur untuk menebalkan, menggarisbawahi, memiringkan, dan mengatur teks supaya pesan yang disampaikan lebih jelas.
3. Views
Pada kategori Views, fitur yang tersedia adalah sebagai berikut.
- My tasks — fitur ini membantu penggunanya untuk merencanakan kegiatan atau aktivitas harian yang bisa diatur dengan skala prioritas.
- Inbox — fitur ini bermanfaat untuk menerima dan menyaring notifikasi untuk setiap tugas, percakapan, dan follow-up tugas.
- List — fitur berbentuk grid ini memudahkan penggunanya untuk membuat, menyaring, dan menghapus tugas-tugas sesuai keperluan.
- Search — fitur ini bisa dimanfaatkan untuk mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan supaya target pekerjaan cepat terpenuhi.
- Portfolios — fitur ini bisa digunakan untuk mengatur semua strategi dalam bekerja dan memantau status tiap-tiap project dalam satu tempat.
- Workload — dengan fitur ini, penggunanya bisa melihat banyaknya pekerjaan masing-masing anggota tim sehingga pembagian kerja bisa dilakukan dengan lebih adil.
- Calendars — fitur satu ini memfasilitasi penggunanya untuk melihat setiap tugas dalam format kalender.
4. Team Management
Berikut adalah fitur yang tergolong ke dalam kategori team management.
- Teams — manfaatkan fitur ini untuk mengatur setiap project dan menghubungkan setiap anggota tim.
- Followers — supaya setiap anggota tim bisa memantau dan mengejar ketertinggalan dalam mengerjakan tugas, pengguna bisa menambahkan semua anggota tim sebagai followers.
- Permissions — gunakan fitur ini untuk membatasi akses ke tugas-tugas tertentu dan menciptakan hidden teams untuk tugas rahasia.
- Admin controls — dengan fitur ini, pengguna bisa mendesain dan mengatur orang yang ingin ditambahkan atau dipindahkan serta memantau anggota tim termasuk melihat data dan password akunnya.
5. Integration
Asana terintegrasi dengan berbagai platform, seperti Gmail, Google Drive, Dropbox, Google Sheets, dan masih banyak lagi.
Bagi organisasi kamu yang ingin menggunakan Project Management seperti Asana, kamu bisa menggunakannya secara gratis dengan cara mendaftar langsung di website Asana. Namun bagi kamu yang ingin upgrade paket Asana ke Starter atau Advanced, kami merekomendasikan untuk mendaftar terlebih dahulu di TechSoup Indonesia. Karena kamu bisa mendapatkan diskon 50% untuk upgrade paketnya. Techsoup Indonesia merupakan organisasi yang menyediakan solusi teknologi dengan harga terjangkau dan gratis bagi NGO. Yuk segera dimanfaatkan!
